Er wordt veel papier uitgewisseld tussen bedrijven, klanten en hun leveranciers. Facturen alleen al zorgen voor een gigantische output. Paradoxaal genoeg doen ook de digitale communicatieplatformen de papierberg groeien. Heel wat administraties printen bijvoorbeeld systematisch al hun e-mailverkeer uit. En ook pdf’s en elektronische facturen worden vaak aan het papier toevertrouwd voor bewaring in de archiefkast.

Digitaliseer en automatiseer de boekhouding

Zoals u zelf dagelijks ondervindt, zet papier een rem op een vlotte documentverwerking. Klanten spelen facturen, kassabonnetjes en andere documenten namelijk wel eens kwijt. En bovendien moeten papieren facturen steeds manueel ingeboekt worden. Dat kan veel efficiënter.
 

Een digitale archiefkast maakt in één klap komaf met de papierberg van uw klanten. Alle documenten staan op een server of in de cloud en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle bevoegde medewerkers. Kunt u uw klanten overtuigen om de digitale weg in te slaan, dan krijgt u alle documenten in uw digitaal archief van zodra ze beschikbaar zijn. U hoeft dus niet meer te wachten tot het einde van het kwartaal om aan een klant te werken.
 

Voor u als boekhouder of accountant heeft een digitale aanpak nog een veel groter voordeel: het stelt u in staat om boekingen te automatiseren. Leveren uw klanten hun documenten digitaal aan, dan doet de software automatisch een boekingsvoorstel. Al wat u rest, is de boeking nakijken en klaar. Het resultaat: u werkt sneller en maakt minder fouten waardoor u meer tijd overhoudt om advies op maat te verlenen aan klanten.

E-facturatie en CODA-bestanden

E-facturatie is een onmisbare stap op weg naar een digitale administratie. Schakelen uw klanten over naar e-facturatie, dan versturen (en ontvangen) ze niet langer facturen op papier, maar via e-mail in het e-fff-of pdf-formaat. Elektronische facturen zijn onmiddellijk verwerkbaar in de boekhouding en ook de betaling en opvolging ervan verlopen grotendeels automatisch. Papieren documenten kunnen ze met behulp van gespecialiseerde software eenvoudig inscannen en digitaliseren.
 

Dankzij elektronische bankafschriften (zogenaamde CODA-bestanden) verwerkt u betalingen snel en correct in de boekhouding van uw klant. CODA’s downloaden kan via de financiële instelling van de klant, maar ook via een derde partij, zoals CodaBox – ze bereiken u in dat geval nog sneller.

De voordelen van digitalisering

Voor uzelf:
 

  • Documenten bereiken u veel sneller en in optimale omstandigheden via het digitale archief.
  • Uitwisseling van documenten met klanten gaat vlotter.
  • e-Facturen kunnen automatisch worden ingeboekt.
  • U werkt sneller en maakt minder fouten.

 

Voor uw klanten:
 

  • De papierberg verdwijnt.
  • Digitale documenten zijn altijd en overal beschikbaar.
  • De klant behoudt de controle over de documentenstroom.
  • Bedrijfsprocessen, zoals facturatie en aankoop- en verkoopbeheer kunnen worden geautomatiseerd
  • De kans op menselijke fouten neemt af.

 

Is het ook voor u tijd voor verandering?