Nous vivons dans une société numérique. Mais vous, travaillez-vous en numérique ? Et vos clients ? Si vous voulez une comptabilité plus efficace, vous ne pouvez que suivre le flux de la numérisation. Cela ne sera pas seulement bénéfique pour vous, mais également pour vos clients. Dans cet article, nous énumérons les avantages d’une comptabilité numérique. Un grand nombre de feuilles de papier sont échangées entre les entreprises, les clients et leurs fournisseurs. Les factures seules sont responsables d’une gigantesque production. Paradoxalement, les plates-formes de communication numériques font accroître la montagne de papier. De nombreuses administrations impriment, par exemple, systématiquement tous leurs échanges par e-mail. Les factures au format PDF et électronique sont également souvent confiées au papier pour être conservées dans l'armoire à archives.
Numérisation et automatisation de la comptabilité
Comme vous le constatez quotidiennement, le papier est un frein au traitement fluide des documents. Il arrive que les clients perdent les factures, les bons de caisse et autres documents. De plus, les factures sur papier doivent toujours être enregistrées manuellement. Tout cela pourrait être plus efficace.
Un dossier de stockage numérique met d'un coup fin à la montagne de papier de vos clients. Tous les documents se trouvent sur serveur ou dans le cloud et sont accessibles à tout moment et en tout lieu par les collaborateurs autorisés. Si vous arrivez à convaincre vos clients de prendre le chemin de la numérisation, vous recevrez tous les documents dans votre stockage numérisé dès qu'ils seront disponibles. Vous ne devrez dès lors plus attendre la fin du trimestre pour traiter les documents d’un client.
Pour vous, en tant que comptable ou expert-comptable, une approche numérique présente un avantage encore plus grand : elle vous permet d'automatiser la comptabilité. Lorsque vos clients livrent des documents numériquement, le logiciel fait automatiquement une proposition de comptabilité. Tout ce qu’il vous reste à faire, c'est de vérifier la comptabilité. Résultat : vous travaillez plus vite et faites moins d'erreurs, vous laissant plus de temps pour donner des conseils sur mesure aux clients.
Facturation électronique et fichiers CODA
La facturation électronique est une étape indispensable vers une administration numérique. Si vos clients passent à la facturation électronique, ils n'enverront (ni ne recevront) plus de factures au format papier, mais bien via e-mail au format e-fff ou PDF. Les factures électroniques peuvent immédiatement être traitées par la comptabilité, et le paiement et le suivi de celles-ci se font également en grande partie automatiquement. Les documents au format papier peuvent être scannés et numérisés en toute simplicité à l’aide d’un logiciel spécialisé.
Grâce aux extraits de compte électroniques (les fichiers CODA), vous enregistrez les paiements rapidement et correctement dans la comptabilité de votre client. Les CODA se téléchargent via l'institution financière du client, mais également via une tierce partie, telle que CodaBox - dans ce cas ils vous parviennent encore plus vite.
Les avantages de la numérisation
Pour vous :- Les documents vous parviennent plus vite et dans des conditions optimales via le stockage numérique.
- L'échange de documents avec les clients est plus fluide.
- Les factures électroniques peuvent être enregistrées automatiquement.
- De cette manière, vous travaillez plus rapidement et commettez moins d’erreurs.
Pour vos clients :
- La montagne de papier disparaît.
- Les documents numériques sont disponibles à tout moment et en tout lieu.
- Le client conserve le contrôle sur le flux de documents.
- Les processus d'entreprise, tels que la facturation, la gestion des achats et des ventes, peuvent être automatisés.
- Le risque d'erreur humaine diminue.
