Numérique ou sur papier (obsolète) : le rôle de tous les services administratifs est, le plus rapidement possible, de traiter chaque document ou de le transmettre à la personne ou au service concerné. Avec un dossier de stockage numérique, vous avez accès à tous vos documents à tout moment et en tout lieu. Vous en avez fini avec la montagne de papier et votre stockage permet une recherche et un traitement rapide. En outre, la numérisation de votre flux de documents accélère le processus d’approbation des factures, ce qui est souvent un obstacle dans la plupart des entreprises.

Traitement numérique des documents, plus efficace et sans erreur

Automatisation et numérisation vont de pair. Les fichiers numériques tels que les factures électroniques, peuvent facilement être lus et traités par un logiciel sans demander votre intervention. Suivre des paiements ou encoder une facture dans la comptabilité : le tout se fait automatiquement. En d’autres mots : une approche numérique vous aide à simplifier vos processus d’entreprise, à gagner du temps et à réduire les marges d’erreur.

Qu’en est-il des documents au format papier ?

Quel que soit le degré de numérisation de votre entreprise : bannir complètement le papier de votre bureau est une utopie. Les tickets de caisse ou les notes de frais, par exemple, seront toujours sur papier. Et même certains fournisseurs et clients préféreront toujours les factures au format papier. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas travailler à 100 pour cent numériquement. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un outil de scan grâce auquel vous pouvez numériser vos documents au format papier en un tour de main et les ajouter à votre dossier de stockage numérique.
 

La technologie, vous l’avez déjà dans votre sac ou dans votre poche : en effet, vous pouvez actuellement prendre des photos très détaillées de documents à l’aide d’un smartphone, y compris les notes de frais et les tickets de caisse. Avec une application et un ordinateur, toutes les données sont lues, classées et chargées dans votre stockage numérique. Un lien avec votre logiciel de comptabilité assure ensuite que les documents numérisés sont traités également en comptabilité.
 

Mais ce n’est pas tout. Approuver des factures ou des paiements peut aussi se faire de manière plus efficace numériquement. Dès qu’un document requiert votre attention, vous recevez un e-mail. Vous ne devez pas imprimer le document, vérifiez-le simplement sur votre ordinateur ou votre smartphone.

Découvrez Basecone, l’outil de traitement de documents numériques par excellence

Vous êtes à la recherche d’un outil avec lequel vous pouvez traiter numériquement et en toute simplicité divers fichiers, tels que des factures électroniques ? Vous voulez numériser et charger des documents au format papier dans votre dossier de stockage numérique avec votre smartphone ? Vous êtes prêt pour l’automatisation de vos processus d’entreprise ?
 

Alors Basecone est l’outil pour vous. Voici ses principaux avantages :
 

  • Numérise le processus d’approbation de vos factures.
  • Enregistre automatiquement les factures dès qu’elles sont téléchargées.
  • Télécharge tout document, tant numérique que sur papier, vers votre propre archive dans le cloud.
  • Scanne des documents au format papier (factures, tickets de caisse, etc.) en toute simplicité à l’aide d’un smartphone ou d’un ordinateur et les envoie pour traitement en temps réel.

 

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